DOCFLOW 360

Docflow360: Organize, automatize e otimize!

O DocFlow 360 é uma solução inovadora para o controle documental de Instituições Privadas e Órgãos Públicos. Com uma plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) integrada a um Sistema de Gestão Arquivística (SGA), o DocFlow 360 permite a criação, edição, gerenciamento e armazenamento de documentos e processos de forma eletrônica e eficiente, respeitando todo o ciclo de vida do documento e seguindo padrões reconhecidos, como o e-ARQ Brasil.

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Principais características

Sem precisar comparecer fisicamente ao local de trabalho e sem a necessidade de instalação.

Com acesso controlado, qualquer pessoa ou empresa poderá enviar documentos, acompanhar os andamentos, interagir com a administração e realizar assinaturas de forma totalmente digital, a qualquer hora do dia e qualquer lugar.

Com a utilização do Acesso Externo, sua organização irá agilizar processos, reduzir burocracia e custos, além de melhorar a transparência.

Funcionalidade para organização de atividades e compromissos realizados dentro e fora da organização, otimizando a gestão do tempo e aumentando a produtividade.

Integração com sistemas legados e modernos, permitindo que o DocFlow 360 se adapte facilmente ao ambiente existente da instituição. Com essas integrações, o DocFlow 360 pode gerenciar a temporalidade dos documentos gerados em outros sistemas, indicando assim, o momento adequado para sua eliminação e otimizando o consumo de espaço de infraestrutura.

Controle e registro de todas as atividades realizadas no sistema, registrando as ações dos usuários, quando foram realizadas e o IP, melhorando assim, a transparência e auditoria.

Autenticação e Autorização: Configurações de acesso por usuário e níveis de permissão.

Possibilidade de dupla autenticação para confirmação da identidade do usuário através de envio de SMS.

Mecanismo de busca centralizada além dos metadados, permitindo buscas por palavra, frases, operadores de proximidade ou distanciamento entre palavras, busca fonética, por radicais e por similaridade de grafia.

Facilidade para realizar a gestão da temporalidade dos arquivos na organização, pois define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos. Essa funcionalidade é fundamental para garantir a preservação e descarte adequado das informações, assegurando assim, conformidade com normas arquivísticas e regulatórias do Arquivo Nacional.

Gestão eficiente sobre o recebimento e saída de documentos na organização com aplicabilidade das normas de padronização para a constituição de processos desde a criação, classificação, andamentos e arquivamentos.

Os documentos produzidos e recebidos na organização, podem ser classificados em conformidade com a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) por meio da gestão de seus respectivos prazos e normas dos sigilos.

Fácil visualização das diferentes versões dos documentos, exibindo as alterações realizadas com seus responsáveis e data, destacando o texto acrescentado e o texto excluído.

Facilidade de configuração e personalização de workflows, com interface intuitiva e controlada.

O Docflow 360 irá colaborar na padronização dos processos, evitando assim, perdas de documentos, duplicidades e falhas humanas na tramitação. Além disso, os usuários recebem notificações sobre pendências e prazos, garantindo assim, maior agilidade e eficiência operacional, reduzindo o tempo gasto com burocracia.

Facilidade em organizar e gerenciar documentos que requerem maiores critérios de sigilo, como os que não devem tramitar em toda organização, mas sim, exclusivamente em uma área. Além do sigilo, com a nossa ferramenta são verificadas as obrigatoriedades mínimas de documentos que devem compor cada Dossiê.

Tenha o Docflow 360 em quaisquer dispositivos móveis, computadores, tablets e smartphones, pois ele se adapta automaticamente aos diferentes tamanhos de telas, permitindo acesso e gerenciamento de documentos de qualquer lugar.

Facilidade de configuração e personalização de templates de relatórios, com interface intuitiva e controlada.

Os gestores e/ou usuários de forma independente e rápida, podem gerar os relatórios, facilitando assim, a análise e a tomada de decisões.

Importação de dados das áreas de negócio para o Docflow 360, garantindo assim, uma transição suave e eficiente, de forma que as informações sejam mantidas sem perda de histórico.

Com os dados migrados, os processos internos podem ser otimizados, melhorando assim, a produtividade da equipe.

Permite a realização de assinaturas ilimitadas em documentos, em conformidade com os padrões de assinatura ICP-Brasil, conforme estabelecido pela MP 2200/2001 e pela Lei Nº 14.063/2020, com a possibilidade de utilização do Carimbo Digital do Tempo.

Além disso, nosso sistema oferece a funcionalidade de assinaturas em lote, o que torna o processo mais ágil, seguro e totalmente alinhado aos mais elevados requisitos legais.

O Docflow 360 é a solução ideal para empresas que desejam otimizar seus processos, reduzir custos com papel e assegurar a autenticidade e integridade dos documentos assinados eletronicamente.

BENEFÍCIOS

Aumento de eficiência:
Automatização de processos manuais, como aprovações de documentos e gerenciamento de versões, reduzindo assim, o tempo gasto em atividades administrativas repetitivas.
Acesso rápido às informações:
Facilita a busca e recuperação de documentos de forma rápida e organizada, eliminando a necessidade de localizar arquivos físicos.
Trabalho colaborativo:
Permite o compartilhamento e a edição simultânea de documentos entre diferentes equipes e locais, agilizando a colaboração e a tomada de decisões.
Redução de custos operacionais:
A digitalização e o armazenamento eletrônico de documentos reduzem significativamente os custos com impressão, papel e armazenamento físico.
Conformidade regulatória:
O sistema mantém registros detalhados de acessos e alterações em documentos, facilitando a geração de relatórios para auditorias e garantindo a rastreabilidade de informações.
Segurança de dados:
Implementa controles rigorosos de acesso, permitindo que apenas pessoas autorizadas visualizem ou editem determinados documentos, garantindo a conformidade com políticas de segurança e privacidade.

Problemas que resolvemos

  • Processos manuais demorados
  • Falta de centralização de documentos
  • Riscos de não conformidade
  • Retrabalho em fluxos de aprovação
  • Dificuldade de rastrear ações documentais

Benefícios gerados

  • Redução de tempo e custos
  • Compliance garantido
  • Centralização e acessibilidade de documentos
  • Automação de fluxos complexos
  • Segurança e controle total sobre documentos

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